Система управления имуществом

Имущество и его учет

Имущество — это материальные и нематериальные объекты, которые могут быть предметами владения. Оно является самым распространенным объектом, которым владеют как физические лица так и организации. Имущество физических лиц является их личной собственностью и они могут им распоряжаться по своему усмотрению. Однако в случаях когда имущество принадлежит организации его учет и использование является обязательным требованием. Требования к учету имущества  существуют как с точки зрения законодательства так и со стороны управленческого учета. Поэтому каждая организация должна выбрать правильную модель управления имуществом.

Многие организации предпочитают разделять механизм управления имуществом между бухгалтерским и управленческим учетами. Это связано прежде всего с тем, что бухгалтерский учет имущества строго регламентирован НК РФ. Управленческий учет позволяет менять стратегию и формат ведения учета имущества. В результате этого в организациях существуют две отдельные системы для этих целей. Для сохранения актуальности и целостности данных обе системы связаны между собой.

Виды имущества и его учет

В Вашей организации могут быть различные виды имущества, которые требует разного учета. Приобретаемое имущество должно учитываться в соответствии с его видом. Виды имущества могут быть следующими:

• товар
• материалы
• инвентарь
• оборудование

В зависимости от вида и стоимости имущества может определятся тип его учета.

• учет по количеству (КУ – количественный учет)
• учет пообъектно (ОУ — объектный учет)

Под количественный учет попадают такие объекты как бумага, канцелярские товары, вилки, ложки, посуда, расходные материалы и прочее. Имущество этого типа учет имущества выполняется в разрезе одной номенклатурной позиции по суммарному количеству. Пообъектный учет подразумевает индивидуальную регистрацию каждой единицы имущества. Для каждой единицы  такого типа имущества должен быть присвоен индивидуальный номер (инвентарный). Для автоматизации процесса поиска и инвентаризации имущество может быть промаркировано RFID метками.

В большинстве случаев используется следующий набор обязательных реквизитов имущества:

• Организация
• Подразделение
• Ответственный
• Место использования (хранения)
• Инвентарный номер
• Штрих-код
• RFID идентификатор

Система управления имуществом

При выполнении операций с имуществом необходимо производить регистрацию каждой операции. Это необходимо для сохранения истории действий с имуществом для поиска и решения возникающих вопросов. Чтобы упростить все процессы происходящие с имуществом необходимо использовать автоматизированные системы учета.

В рамках реализуемых проектов, по данному направлению, наша компания предлагает комплексное решение на базе платформы «1С:Предприятие 8». В основе данного решения используется отраслевая конфигурация «1С:Предприятие 8. Инвентаризация и управление имуществом» и наша собственная разработка система QRFID.

Функциональность учетной системы поддерживает выполнение следующих базовых операций учета:

• Ввод остатков
• Регистрация
• Инвентаризация
• Перемещение
• Контроль потребностей
• Списание

Все операции выполняются на стороне учетной системы 1С или через мобильный терминал.

Система QRFID осуществляет интеграцию и управление RFID — оборудованием со смежными системами. Она взаимодействует со считывателями и мобильными терминалами, а также является шлюзом для интеграции с учетными системами (такими как  1С). В качестве основного низкоуровнего сервиса управления считывателями является модуль QLTK. Данный модуль реализует спецификацию низкоуровневого протокола работы со считывателя LLRP. Это позволяет производить быструю интеграцию наших решений с новым оборудованием RFID.

С целью предотвращения хищения и без контрольного выноса имущества с территории объекта может быть использован дополнительный модуль контроля выноса имущества.

Система предусматривает размещение на выходах с территории объекта RFID антенн дальней идентификации. Они способные обнаруживать объекты имущества (промаркированные метками UHF RFID) выносимые с за пределы объекта. В системе также предусмотрены исполнительные устройства способные сигнализировать (световая и звуковая индикация) охране о факте выноса. Для сотрудника охраны предусмотрено рабочее место в виде WEB — приложения. В интерфейсе этого рабочего места сотрудник получает информацию об имуществе относительно которого сработала тревога. Списанное в учетной системе имущество автоматически исключается из системы контроля.

Использование мобильного терминал

Имущество введенное в эксплуатацию может быть очень разным, как по габаритам так, по весу, количеству. Для удобства проведения операций с ним предлагается использование мобильного терминала (в том числе оснащенного считывателем UHF RFID). Мобильное приложение разработано для платформы Android. В качестве идентификации имущества можно использовать как UHF RFID так и штрих-код (в том числе и QR). При использовании только штрих-кода, в качестве мобильного терминала, может быть использован любой Android телефон.

Взаимодействие оператора мобильного терминала с системой производится в разрезе задач.

Для регистрации нового имущества или ввода остатков предусмотрена задача «Регистрация имущества». Задача может быть создана как на самом терминале, так и через интерфейс в учетной системе. Ввод данных имущества осуществляется через мобильный терминал. Если задача создается функциями мобильного терминала, то ответственным назначается пользователь, который создал задачу.

Пользователь терминала выбирает операцию «Регистрация имущества», перемещается в место, где располагается имущество и выполняет задачу. Ввод данных имущества осуществляется количественным способом. Маркировка RFID метками или штрих-кодами осуществляется отдельной задачей.

Для выполнения маркировки оператор выполняя задачу, выбирает строку имущества и производит считывание RFID идентификатора или штрих-кода.

Для инвентаризации имущества оператор выбирает задачу и переходить к требуемой строке и выполняет считывание RFID на мобильном терминале. Объекты, по которым ведется количественный учет, количество вводиться вручную. Имущество промаркированное RFID метками определяется автоматически при сканировании.

Обмен с 1С: Бухгалтерия

Для реализации обмена между учетной системой имущества и системой 1С:Бухгалтерия реализован модуль обмена через http-сервисы. Благодаря этому принимаемое в отдельной системе имущество отправляет данные об имуществе и документах поступления в бухгалтерскую систему. Это позволяет вести оперативный учет в разрезе двух систем.